Politique de gouvernance des renseignements personnels

1. Portée

La présente politique s'applique à tous les renseignements personnels que BoniZone recueille, utilise, communique, conserve ou détruit, quel que soit leur support, et à toute personne qui y a accès dans le cadre de ses fonctions.

Elle complète la Politique de confidentialité, sans la remplacer. Celle-ci dit aux personnes concernées ce que nous faisons de leurs renseignements ; celle-ci dit comment nous nous organisons pour le faire.

2. Rôles et responsabilités

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Conformément à l'article 3.1 de la Loi 25, BoniZone a désigné un responsable, joignable à privacy@bonizone.ca. Il approuve la présente politique, tranche toute question relative à la protection des renseignements personnels, répond aux demandes d'accès et de rectification, tient le registre des incidents et décide des notifications à la Commission d'accès à l'information.

Toute personne ayant accès aux renseignements. L'accès est accordé selon le principe du moindre privilège : chacun n'accède qu'aux renseignements nécessaires à sa fonction. La plateforme applique ce principe techniquement, par un contrôle d'accès par rôle (membre, commerçant, franchise, administrateur), et chaque commerçant ne voit que les renseignements de sa propre clientèle.

Sous-traitants. Les fournisseurs auxquels nous confions des traitements sont énumérés à la section 9 de la Politique de confidentialité. Chacun est tenu par ses conditions de service, et le cas échéant par une entente de traitement des données, de n'utiliser ces renseignements qu'aux fins du service rendu à BoniZone.

3. Cycle de vie des renseignements

Collecte. Nous ne recueillons que ce qui est nécessaire à la fourniture du service, et la finalité est indiquée au moment de la collecte.

Utilisation. Les renseignements ne servent qu'aux finalités annoncées. Toute nouvelle finalité exige un nouveau consentement, sauf exception prévue par la loi.

Communication. Nous ne vendons ni ne louons aucun renseignement personnel. Les seules communications sont celles décrites dans la Politique de confidentialité : au commerce dont la personne a rejoint le programme, et à nos fournisseurs d'infrastructure.

Conservation et destruction. Les renseignements sont conservés tant que le compte est actif. À la suppression d'un compte, les renseignements identifiables sont effacés. Les journaux techniques de sécurité sont supprimés automatiquement après douze mois. Les renseignements que la loi nous oblige à conserver le sont pour la durée prescrite, puis détruits de façon sécurisée.

4. Évaluation avant un traitement nouveau

Avant de mettre en service un projet comportant la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels, et avant toute communication à l'extérieur du Québec, BoniZone procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, proportionnée à la sensibilité des renseignements et aux risques encourus. L'évaluation est consignée par écrit et conservée.

5. Incidents de confidentialité

BoniZone tient un registre des incidents de confidentialité, dans lequel tout incident est consigné dès sa détection, qu'il présente ou non un risque de préjudice sérieux. Le registre consigne la date de l'incident, sa nature, les renseignements touchés, le nombre de personnes concernées, l'évaluation du risque de préjudice, les mesures prises et, le cas échéant, la date des avis transmis. Une copie est fournie à la Commission d'accès à l'information sur demande.

La marche à suivre en cas d'incident présentant un risque de préjudice sérieux est décrite à la section 10 de la Politique de confidentialité.

6. Traitement des plaintes

Toute personne peut porter plainte auprès de BoniZone concernant la protection de ses renseignements personnels, sans frais et sans formalité particulière.

1. Écrivez à privacy@bonizone.ca en décrivant la situation. Aucun formulaire n'est exigé.
2. Nous accusons réception dans un délai de 10 jours.
3. Le responsable de la protection examine la plainte et vous transmet une réponse motivée par écrit dans un délai maximal de 30 jours suivant la réception. Si l'examen exige plus de temps, nous vous en informons avant l'échéance en indiquant le nouveau délai.
4. Si la plainte est fondée, nous vous indiquons les mesures correctives prises.

Vous n'êtes jamais tenu de passer par nous d'abord : vous pouvez en tout temps vous adresser directement à la Commission d'accès à l'information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Nous le mentionnons parce qu'une politique qui donne l'impression du contraire vous priverait d'un droit.

7. Demandes d'accès et de rectification

Les droits d'accès, de rectification, de portabilité, de retrait du consentement et d'effacement, ainsi que la manière de les exercer, sont décrits à la section 6 de la Politique de confidentialité. La plupart s'exercent directement depuis le profil, sans avoir à nous écrire. Les demandes adressées au responsable reçoivent une réponse dans les 30 jours.

8. Révision

La présente politique est revue au moins une fois par année, ainsi qu'à chaque changement significatif de la plateforme, des fournisseurs ou du cadre légal. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.